Tajemnica przedsiębiorstwa w postępowaniu przez urzędem

Wykazanie renomy czy tzw. wtórnej zdolności odróżniającej znaku towarowego (aby zarejestrować opisową markę jako znak słowny) to w gruncie rzeczy przedstawienie urzędowi odpowiednich dowodów: badania rozpoznawalności marki, informacji sprzedażowych, faktur, reklam. Informacje zawarte w tych dowodach to w większości tajemnica przedsiębiorstwa. Czy musisz ujawniać tajemnicę przedsiębiorstwa? Jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa wyjawioną w postępowaniu przed urzędem? – to pytania, na które odpowiadam w tym artykule.

Czy muszę ujawniać wszystkie dane?

Przedstawienie wyżej wymienionych dowodów jest kluczowe w postępowaniu przed urzędem. Niektóre musisz złożyć w całości, pokazując wszystkie dane. Inne możesz w części zanonimizować, chroniąc przy tym najistotniejsze dane w nich zawarte.

To, które dane musisz ujawnić zależy od rodzaju dowodu. Weźmy np. badanie rozpoznawalności marki. Nie możesz ukryć konkretnych danych procentowych. Raport z badania trzeba złożyć do urzędu w całości.

Pamiętaj jednak, że jeśli ktoś udostępnił raport publicznie to nie jest już tajemnicą przedsiębiorstwa.

Jednak klienci najczęściej zadają pytanie dotyczące ujawnienia danych w kontekście informacji sprzedażowych dotyczących:

• Ilości sprzedanych produktów;
• Cen za jakie produkty zostały sprzedane;
• Danych kontrahentów.

Klienci często nie chcą ujawniać z jakimi kontrahentami współpracują, bądź jakie ceny uzyskuje konkretny kontrahent. Można sobie z tym poradzić zestawiając poszczególne dowody ze sobą w odpowiedniej sekwencji.

I tak możesz przedstawić oświadczenie dotyczące obrotów ze sprzedaży za cały rok, a jedynie dla wsparcia argumentacji faktury, w których zanonimizujesz dane kontrahenta. Trzeba jednak pozostawić jego adres, przynajmniej miejscowości, aby było wiadomo na jakim terenie była sprzedaż. Możesz również zanonimizować w fakturze poszczególne ceny, a pozostawić samą ilość sprzedanych towarów, jednocześnie innymi dowodami wykazując średnią cenę sprzedaży. Nigdy nie można zanonimizować daty transakcji. Jest ona kluczowa dla ustalenia, czy dowód dotyczy odpowiedniego okresu branego pod uwagę w sprawie.

Tajemnica przedsiębiorstwa – jak się na nią powołać?

Aby zastrzec poufność danych w postępowaniu przed urzędem przede wszystkim należy wskazać w piśmie, że przekazane dane stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

Pomocne będą tu wytyczne z praktyki przyjętej przez Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej oraz urzędy krajowe państw członkowskich UE, w tym Urząd Patentowy RPUrząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej More. Wspólna praktyka pt. Dowody w postępowaniu odwoławczym w sprawach dotyczących znaku towarowego: składanie, struktura i przedstawianie dowodów oraz postępowanie z dowodami poufnymi, zawiera zalecenia skierowanie do Urzędów i uczestników postępowania. Zalecenia powinno się moim zdaniem odpowiednio stosować do postępowań w pierwszej instancji.

Najważniejsze to wskazanie, że pismo zawiera dowody i informacje poufne. Najlepiej wspomnieć o tym już na początku pisma. Ja po prostu w komparycji pisma obok sygnatury postępowania wskazuję czerwonymi, drukowanymi literami „TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA”.

Tajemnica przedsiębiorstwa – kluczowe elementy uzasadnienia

W uzasadnieniu trzeba zaś wskazać:

• Czy dowody trzeba traktować jako poufne wobec wszystkich osób trzecich, czy również wobec drugiej strony postępowania (jeśli taka jest).

Jeśli wskażemy na pełną poufność, czyli również wobec drugiej strony postępowania, Urząd nie będzie mógł rozstrzygać na podstawie takich dowodów. Druga strona musi bowiem mieć pełną wiedzę na temat tego co znajduje się w aktach sprawy. Urząd zapyta wtedy, czy zgadzasz się na ujawnienie dowodów drugiej stronie. Możesz też zanonimizować dowody w taki sposób, aby mogły być pokazane drugiej stronie. Możesz też wycofać dowód. Przy czym Urząd zawsze rozstrzygnie tylko na podstawie dowodów, które ujawniono drugiej stronie.

• Które konkretnie dowody i fakty traktujesz jako poufne.

Trzeba wskazać konkretne dowody i konkretne fakty powołane w piśmie, które są tajemnicą przedsiębiorstwa. Nie można zastrzec poufności całego pisma i wszystkich dowodów – ogólnie. Trzeba wskazać nie tylko konkretny dowód, ale również to czy traktujesz go jako poufny w całości, czy tylko w części. We wskazanej wyżej wytycznej na stronie 60 znajdziesz przykładowy sposób na przedstawienie tych informacji – w formie tabeli.

• Dlaczego dane dowody i fakty są poufne.

Należy dokładnie wyjaśnić dlaczego wnosisz o utajnienie dowodów. Przeważnie powołanie się na o, że są to dane dotyczące cenników, dystrybutorów czy klientów jest wystarczające, a te są kluczowe w działalności każdego podmiotu. Jeśli nie złożysz żadnego uzasadnienia Urząd może odstąpić od utajnienia danych.

Ważne też, aby w samym piśmie używać jak najmniej informacji poufnych z zastrzeżonych dowodów. Tak by w miarę możliwości konieczne było utajnienie samych dowodów, ale już nie pism w postępowaniu.

Tajemnica przedsiębiorstwa w postępowaniu przed EUIPO

W postępowaniu przez Urzędem UE ds. Własności Intelektualnej zastrzeżenie poufności dokumentów i faktów jest kluczowe zarówno w postępowaniu zgłoszeniowym (np. jeśli wykazujesz tzw. wtórną zdolność odróżniającą marki), jak i w postępowaniu między stronami.

EUIPOUrząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej More udostępnia wszystkie dokumenty publicznie. Ma do nich dostęp każdy zalogowany użytkownik portalu urzędu.

Zastrzeżenie poufności jest przy tym dość proste. EUIPOUrząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej More przygotowało odpowiednie miejsce w formularzach. Składając pismo przez portal urzędu po prostu zaznaczamy odpowiednie okienko. Formularz poprosi nas o wpisanie uzasadnienia utajnienia danych oraz zaznaczenie, które załączniki zawierają tajemnicę

Tajemnica przedsiębiorstwa w postępowaniu przed UPRP

W przypadku postępowania przed Urzędem Patentowym RP wniosek o utajnienie danych i faktów poufnych musimy napisać po prostu w treści pisma. Najlepiej wydzielić oddzielną sekcję, w której wpiszesz wymagane informacje.

Urząd Patentowy RPUrząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej More na ten moment nie udostępnia swoich decyzji publicznie. Uzyskanie części dokumentów jest możliwe w trybie dostępu do informacji publicznej.

W takim trybie można jednak uzyskać wyłącznie dokumenty sporządzone przez Urząd, a nie te napisane przez stronę. Jeśli więc pojawi się wniosek o udostępnienie np. decyzji UPRPUrząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej More, urząd udostępniając ją odpowiednio zanonimizuje fragmenty, w których znajdują się informacje poufne.

Reszta dokumentów będzie dostępna wyłącznie dla eksperta, bądź przeciwka w postępowaniu.

Zadbaj o tajemnicę swojego przedsiębiorstwa!

Zarówno postępowania przed Urzędem Patentowym RP, jak i przed Urzędem UE ds. Własności Intelektualnej pozwalają na ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa. Dlatego warto o nią zadbać! Pamiętaj jednak, że dbanie o tajemnice przedsiębiorstwa to przede wszystkim utrzymywanie kluczowych informacji w poufności. Jeśli jakaś informacja wyjdzie do wiadomości publicznej – nie będzie już jawna. Warto zadbać więc o odpowiednie procedury w swoim przedsiębiorstwie.

Ja, składając pisma w imieniu swoich klientów, zawsze staram się wyłapać strategiczne biznesowo informacje i zastrzegać ich poufność.