Zarządzanie prawami własności intelektualnej – jak zorganizować swoje portfolio praw?

Cały czas powtarzam Ci, że warto chronić swoje prawa własności intelektualnej. Jeśli masz markę – zarejestruj ją jako znak towarowy. Nowe rozwiązania techniczne możesz chronić patentem, a charakterystyczny design wzorem przemysłowym. Dobrze chroniona marka to nie tylko jeden znak towarowy. W miarę rozwoju Twojego biznesu portfolio praw własności intelektualnej rozszerza się. Pojawiają się nowe terminy zgłoszeń, przedłużeń praw, nowe terminy opłat. Jak sprawić, żeby zarządzanie prawami własności intelektualnej było proste i nie zaginąć w gąszczu ważnych informacji? Dzisiaj podpowiadam CI jak zorganizować swoje portfolio praw.

Portfolio praw własności intelektualnej – jak je prowadzić?

Każde z praw własności intelektualnej jest inne i należy monitować różne jego aspekty. Jest to zbiór wielu informacji. Najlepiej zebrać je w jednym miejscu.

Jeśli prowadzisz portfolio swoich praw samodzielnie idealnie sprawdzi się do tego tabela w Excelu.

Uzupełniając odpowiednie informacje pozwoli Ci ona zapanować nad zarządzeniem Twoimi prawami. Warto uzupełnić ją o odpowiednie adnotacje w Twoim służbowym kalendarzu – ale o tym za chwilę.

Co chronisz swoimi prawami własności intelektualnej – przedmiot ochrony

Pierwsza ważna informacja przy zarządzaniu prawami własności intelektualnej to informacja o tym:

• Co chronisz swoimi prawami własności intelektualnej?
• Od kiedy masz tę ochronę?

Na liście powinny znaleźć się Twoje:

• Znaki towarowe;
• Wzory przemysłowe;
• Wzory użytkowe;
• Patenty.

Jeśli Twoje portfolio jest spore dobrze w jednym pliku zrobić oddzielne arkusze kalkulacyjne i podzielić je właśnie na te kategorie.

Przedmiot ochrony – najważniejsze informacje

Przy znakach towarowych należy uzupełnić informację o postaci znaku – czy jest to znak słowny, słowno-graficzny, a może dźwiękowy. Najlepiej od razu uzupełnić wizerunek znaku, wklejając go do rubryki w tabeli. Kolejna rubryka to wykaz towarów i usług – a przynajmniej klasy Klasyfikacji nicejskiej. Dzięki temu od razu wiesz jaki zakres ma ochrona Twojego znaku.

Przy wzorach przemysłowych jest nieco prościej. Wystarczy rubryka z wizerunkiem wzoru. Obok można dodać jego opis – jeśli był zastrzegany. Opis wzoru przemysłowego nie jest przeważnie obowiązkowy.

Jeśli chodzi o patenty do tabeli warto wkleić nazwę, rysunki techniczne i skrócony opis, bądź zastrzeżenia patentowe. Podobnie jeśli chodzi wzór użytkowy.

Dzięki temu wystarczy jeden rzut oka na tabelę i już wiesz jakie masz prawa i jaki jest ich zakres ochrony. Pozwoli Ci to na szybkie sprawdzenie, jeśli potrzebujesz tej informacji od ręki.

Od kiedy i do kiedy chronisz swoje prawa własności intelektualnej – czas ochrony

Kolejne elementy w tabeli to daty. Po pierwsze data zgłoszenia Twojego prawa. Dzięki temu wiesz od kiedy je chronisz. Przykładowo, jeśli znajdziesz inne prawo, które Twoim zdaniem może naruszać Twoje łatwo sprawdzisz czy masz pierwszeństwo w ochronie.

Kolejna, a nawet ważniejsza, to data wygaśnięcia Twojego prawa, czyli do kiedy je chronisz. Pilnowanie tej daty jest kluczowe dla utrzymania w mocy Twoich praw własności intelektualnej.

Przypomnijmy, że w Urzędzie Patentowym RPUrząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej More:

• Znaki towarowe mogą być chronione w nieskończoność. Prawo przyznaje się na 10 lat i może być co te 10 lat przedłużane. Aby przedłużyć prawo trzeba wnieść właściwą opłatę.
• Wzory przemysłowe mogą być chronione maksymalnie przez 25 lat. Początkowo ochrona udzielona jest na 5 lat. Okres ten możesz przedłużać na kolejne, 5-cio letnie okresy. Aby przedłużyć prawo trzeba wnieść właściwą opłatę.
• Wzory użytkowe mogą być chronione maksymalnie 10 lat. Początkowo udzielane jest na 3 lata. Kolejno przedłuża się go na 2 lata (4 i 5 rok ochrony), na 3 lata (6, 7 i 8 rok ochrony) oraz na 2 lata (9 i 10 rok ochrony). Aby przedłużyć prawo trzeba wnieść właściwą opłatę.
• Pateny mogą być chronione maksymalnie 20 lat (niektóre 25 lat). Prawo przyznawane jest na 3 lata. Następnie przedłuża się go o każdy rok. Aby przedłużyć prawo trzeba wnieść właściwą opłatę.

Oczywiście, w innych Urzędach mogą obowiązywać inne terminy. Należy je każdorazowo sprawdzić.

Jak widzisz terminy wygaśnięcia prawa są bardzo ważne, ponieważ przed ich upływem należy wnieść odpowiednie opłaty, aby prawo pozostało w mocy.

Urzędy przewidują możliwość wniesienia opłat w dodatkowym terminie, jednak uiszcza się wtedy wyższą opłatę. Brak wniesienia jakiejkolwiek opłaty oznacza utratę prawa. Więcej o terminach w postępowaniu dowiesz się z tego artykułu.

Aby nie zapomnieć o upływie terminu warto skoordynować go ze swoim kalendarzem – czy to papierowym, czy tym elektronicznym. Po prostu wpisz ten termin do kalendarza, a np. na 3 miesiące przed terminem przypomnienie o opłacie. Dzięki temu nic Ci nie umknie.

Niekiedy warto dodać inne daty. Przykładowo jeśli chodzi o znaki towarowe dodaj również datę udzielenia prawa. To od tej daty liczy się 5-cio letni okres, w ciągu którego nie musisz używać swojego znaku. Jeśli minie – wiesz, że narażasz się na wygaszenie swojego znaku z powodu braku rzeczywistego używania marki na rynku. Widząc, że się zbliża możesz zareagować i podjąć działania związane ze wprowadzeniem produktu na rynek.

Zarządzanie prawami własności intelektualnej – wzór tabeli portfolio praw

Tak jak pisałam – do zarządzania Twoimi prawami najlepiej sprawdzi się tabela w Excelu. Oto jak może wyglądać arkusz dotyczący znaków towarowych:

Jak widzisz w tabeli pojawiły się dodatkowe informacje jak:

• Status prawny;
• Uwagi;
• Link do bazy.

Status prawny pozwolili Ci na szybkie rozeznanie czy Twój znak:

• Jest zgłoszony;
• Jest na etapie publikacji;
• Jest w mocy;
• Wygasł.

Inne statusy to np. umorzenie postępowania, odmowa czy wygaśnięcie prawa. Jeśli Twoje znaki mają różne statusy możesz je odpowiednio pogrupować kolorami. Od razu po zerknięciu zobaczysz czy znak jest w mocy (np. kolor zielony) albo, że znak nie został zarejestrowany (np. kolor czerwony).

Z kolei mając w tabeli link do bazy szybko sprawdzisz jakie są aktualne dane znaku w Urzędzie np. czy nie zmienił swojego statusu ze zgłoszonego na opublikowany.

Rubryka „uwagi” jest zawsze przydatna. Możesz zapisać w niej najważniejsze informacje odnośnie znaku np. termin na wniesienie sprzeciwu, czy Twoją decyzję o braku przedłużenia znaku i jej powód.

Zarządzanie prawami własności intelektualnej – portfolio praw prowadzone przez kancelarię patentową

Jeśli Twoje portfolio praw własności intelektualnej jest duże albo brakuje Ci czasu na pilnowanie wszystkich terminów warto to zarządzanie powierzyć specjalistom.

W kancelarii Fert Jakubiak Wróblewski rzecznicy patentowi mamy lepszy sposób na zadbanie o Twoje prawa własności intelektualnej. W dedykowanym platformie opracowanej na podstawie Podio od Citrix zakładamy dla Ciebie specjalny obszar, do którego masz dostęp. Tam każde prawo ma specjalną kartę ze wszystkimi najważniejszymi informacjami, zaś pod znakiem tworzą się zadania z przypomnieniem najważniejszych terminów np. na 6 miesięcy przed wygaśnięciem prawa ustawione jest zadanie przypominające. W karcie prawa znajdziesz też sekcję komentarzy, gdzie możesz zapisywać najważniejsze uwagi.

Dodatkowo to oczywiście pracownicy kancelarii pilnują za Ciebie wszystkich terminów. Jeśli zbliża się wygaśnięcie prawa klient dostaje informację przypominającą z prośbą o decyzję co do przedłużenia. Jeśli jest pozytywna – to kancelaria koordynuje zapłacenie odpowiednich opłat.

To tyko zaś jeden przykład sytuacji, w której zewnętrzny zespół może odciążyć Cię w Twojej pracy.

Zdjęcie: Towfiqu barbhuiya z Unsplash

* Artykuł powstał w latach 2021-2024 podczas mojej współpracy jako radczyni prawna w kancelarii Fert Jakubiak Wróblewski rzecznicy patentowi.