Marka

Ile trwa rejestracja marki jako znak towarowy?

14 lipca, 2022 przez Magdalena Podbielska-Janicka Brak komentarzy

Czas w jakim zarejestrujesz swoją markę jako znak towarowy może być kluczowy. Na przykład, jeśli rejestracja marki jest częścią procesu optymalizacji podatkowej albo chcesz chronić swoją markę w programach platform internetowych takich jak Allegro czy Amazon. Pytanie „Kiedy będę mieć zarejestrowany znak?” to jedno z tych najczęściej zadawanych przez Klientów. Niestety znaku (na razie) nie zarejestrujemy w 3 miesiące i to nie z powodu opieszałości Urzędów. Te sukcesywnie skracają czas od złożenia wniosku do wydania świadectwa ochronnego. W dzisiejszym artykule opisuję jakie są etapy rejestracji znaku, ile rzeczywiście może trwać uzyskanie prawa i co zrobić, aby ten czas był jak najkrótszy. 

Krok 1 – złożenie wniosku o rejestrację znaku

Pierwszy krok to złożenie wniosku do Urzędu. Najczęściej to wniosek elektroniczny. Wydawałoby się, że wypełnienie kilku rubryk nie zajmie dużo czasu. Nic bardziej mylnego. Jednym z elementów wniosku jest sprecyzowanie produktów i usług, dla jakich Twoja marka jest używana i ma być chroniona.

Wykaz towarów i usług – bo tak mówimy o tej liście – buduje się na podstawie Klasyfikacji nicejskiej, gdzie wszystkie produkty i usługi zostały pogrupowane w 35 klasach. (Więcej na ten temat dowiesz się z artykułu w Kwartalniku Urzędu Patentowego RP „Klasyfikacje znakach towarowych. Niepozorne cyfry – jak ich używać?”) Jest to bardzo ważny etap, bo determinuje zakres ochrony Twojej marki. Po zgłoszeniu nie można go rozszerzyć. Ważne, aby wykaz uwzględniał też Twoje plany na dalszy rozwój biznesu.

W Kancelarii zbudowanie dobrego wykazu zajmuje przeważnie kilka dni. Najpierw na podstawie wstępnych informacji od Klienta i tych znalezionych w Internecie tworzę pierwszy szkic. Potem spotykam się z Klientem, aby go omówić, skonfrontować z rzeczywistą i przyszłą działalnością. Po spotkaniu wysyłam ostateczną wersję do zatwierdzenia.

Przygotowanie wszystkich potrzebnych danych i dokumentów do złożenia wniosku zajmuje więc minimum tydzień (jeśli Klient również działa sprawnie). Oprócz wykazu trzeba pamiętać o opłatach czy pełnomocnictwie.

Krok 2 – sprawdzanie formalności

Gdy wniosek trafi do Urzędu ten sprawdzi wszelkie formalności: pełnomocnictwo, opłaty i prawidłowe wypełnienie wniosku. Jeśli coś nie będzie się zgadzać, dostaniesz wezwanie do uzupełnienia braków i termin na jego wykonanie. To pierwszy etap, kiedy postępowanie może nam się wydłużyć. Przykładowo, jeśli zapomnisz o opłacie.

Jeśli wszystko jest w porządku, wniosek trafia do Eksperta badającego Twój znak. W pierwszej kolejności Ekspert sprawdzi, czy wykaz towarów i usług jest prawidłowy. To kolejny etap, na którym można się wyłożyć. Jeśli np. produkt będzie przypisany do złej klasy albo sformułowania w wykazie będą niejasne, Ekspert wezwie Cię do doprecyzowania wykazu. Postępowanie znów wydłuży nam się o czas, kiedy możesz uzupełnić braki.

Wreszcie Ekspert zdecyduje, czy Twoja marka może być znakiem towarowym. Nie będzie tak np. kiedy masz opisową markę, a zgłoszony znak to znak słowny. Jeśli Ekspert wyśle tzw. odmowę wstępną, możemy zapomnieć o szybkiej rejestracji znaku. Zaczynamy etap obrony marki – przedstawiamy swoje argumenty i próbujemy przekonać Urząd do zmiany zdania. Dlatego lepiej zawsze sprawdzić przed zgłoszeniem, czy Twoja marka ma zdolność odróżniającą.

Jeśli Ekspert nie zakwestionuje Twojej marki przekazuje znak do publikacji i zaczyna się kolejny etap postępowania. Od zgłoszenia znaku do tego momentu (jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem) mija ok. 1 do 1,5 miesiąca.

Krok 3 – 3 miesiące oczekiwania

Kolejny etap to taki, którego nie możemy skrócić. Każdy podmiot, który powoła się na odpowiednie prawo, może w ciągu 3 miesięcy od publikacji znaku złożyć sprzeciw. W Urzędzie Patentowym RP taki sprzeciw można wysłać w ostatnim dniu terminu pocztą. Dlatego czeka się ok 2-3 tygodni po tym terminie, na spływ ewentualnej korespondencji. Wiemy przecież jak długo czasem potrafią iść listy, nawet te polecone. W Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej mamy wyłącznie korespondencję elektroniczną.

Od publikacji znaku czekamy więc ok. 3,5 miesiąca

Krok 4 – ewentualny sprzeciw

Sprzeciw, to kolejna sytuacja, kiedy możesz pożegnać się z szybką rejestracją swojej marki. Jeśli taki wpłynie do Urzędu zaczyna się nowe, odrębne postępowanie. W jego takcie mamy: okres ugodowy, terminy dla stron na przedstawienie argumentów, czas na decyzję Eksperta. Takie postępowanie trwa średnio dwa lata, jeśli żadne terminy nie będą przedłużane. Przykładowo w Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej okres ugodowy możesz przedłużyć nawet o 2 lata.

Aby skrócić ten czas często podejmuje się próby ugodowego załatwienia sprawy (jeśli jest to możliwe, a strony dojdą do porozumienia). Sprawne negocjacje mogą skrócić ten czas do ok. pół roku.

Krok 5 – udzielenie prawa

Jeśli nie mamy żadnego sprzeciwu (albo został rozstrzygnięty po naszej myśli) Urząd udzieli prawa. W Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej Ekspert wydaje decyzję i już na drugi dzień świadectwo ochronne można pobrać ze strony Urzędu.

W Urzędzie Patentowy RP jest nieco inaczej. Ekspert wydaje tzw. decyzję warunkową. Udziela prawa pod warunkiem uiszczenia odpowiednich opłat w terminie 3 miesięcy. To czas dla Ciebie na dokonanie przelewu. Po tym czasie sprawdzane są opłaty, a znak przekazany jest do wydania świadectwa ochronnego. Obecnie od czasu decyzji o udzieleniu prawa do uzyskania świadectwa ochronnego może minąć nawet do pół roku.

Na szczęście możesz powoływać się na swoje prawo przedstawiając właśnie decyzję warunkową.

Sposoby na przyspieszenie rejestracji – Fast Track

Jak widzisz, w najlepszym przypadku, od zgłoszenia znaku do uzyskania prawa minie ok. 4,5 miesiąca do 6 miesięcy. Jeśli po drodze pojawią się jakieś braki formalne czy sprzeciw, czas uzyskania znaku możemy liczyć w latach. Na szczęście, jeśli już prawo zostanie udzielone, marka chroniona jest od daty zgłoszenia. Jednak nie da się zarejestrować znaku w 3 miesiące.

Jednym ze sposobów przyspieszenia rejestracji jest tryb Fast Track, dostępny zarówno w Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej jak i w Urzędzie Patentowym RP. Jest jednak kilka warunków do spełnienia, m.in.:

  • Zgłoszenie musi być elektroniczne przez platformę Urzędu;
  • Wykaz towarów i usług musi być zbudowany o zaakceptowane z góry określenia, w oparciu o narzędzie TmClass;

Ten tryb nie sprawdza się więc w każdym wypadku, zwłaszcza kiedy do wykazu towarów chcemy wprowadzić szczegółowe określenia, które nie zostały wcześniej zaakceptowane przez Urząd. Tryb Fast Track skraca postępowanie nawet do 3,5 miesiąca.

Co jeszcze mogę zrobić? – Pomoc prawnika

Co jeszcze możesz zrobić, aby skrócić czas rejestracji znaku? Poproś o pomoc swojego prawnika. Kluczem jest dobrze przygotowane zgłoszenie, bez żadnych błędów formalnych czy błędów wykazie towarów i usług. Warto również wcześniej zapytać specjalisty czy Twoja marka może być zarejestrowana jako znak towarowy. Jeśli tak nie będzie – od razu możesz wprowadzić odpowiednie zmiany i zaoszczędzić czas na prowadzenie procesu rejestracji, który z góry skazany jest na porażkę. Możesz również poprosić, aby Twój prawnik sprawdził, czy w rejestrach Urzędów są znaki podobne do Twojej marki i ocenił szanse na wystąpienie potencjalnych sprzeciwów.

Czym więcej czasu poświęcisz zbadaniu swojej marki przed rejestracją, tym sprawniej pójdzie Ci sam proces. Pewne przeszkody można bowiem przewidzieć już na początku. Do tego, niezależnie od czasu postępowania, lepiej ten proces zacząć wcześniej niż później. To w końcu od daty zgłoszenia znaku Twoja marka będzie posiadała prawną ochronę, a im szybciej Twoja marka stanie się bezpieczna, tym lepiej.

Zdjęcie: Karolina Grabowska z Pexels.